Functionalitati Interfata Clienti

(atunci cand clientii sau pacientii au posibilitatea sa-si creeze singuri programari)

• Integrare cu Google Tag Manager si Facebook Pixel pentru identificarea fluxului de creare programare de catre clienti (ex: cati clienti si-au facut programare si ce flux au urmat)
• Integrarea prin iFrame in siteul Clinicii, a Firmei sau a Cabinetului (daca Operatorul are deja un site, atunci acesta poate crea o pagina "Programari Online" unde poate integra prin iframe continutul intefetei de programari pentru clienti/pacienti. Codul HTML pentru iframe se poate genera aici: https://programero.ro/iframe)
• Posibilitatea definirii unei pagini de Servicii unde se poate adauga continut specific HTML
• Posibilitatea adaugarii unui numar de telefon de contact, a unei adrese de email precum si a locatiei sediului prin intermediul integrarii cu Google Maps
• Posibilitatea setarii unei imagini a persoanei prestatoare sau logoul firmei/cabinetului/centrului. De asemenea se poate seta si o imagine de fundal corespunzatoare. Imaginea persoanei prestatoare trebuie sa fie patrata si sa aiba o rezolutie minima de 300x300px iar cea de fundal o rezolutie minima de 1000x400px
• Posibilitatea extinderii foii de stil CSS pentru a schimba culorile si fontul folosite in interfata de programari pentru clienti/pacienti
• Posibilitatea adaugarii a unui mesaj pe prima pagina a interfetei (poate fi o nota de informare, o alerta, etc.)
• Posibilitatea setarii a unui mesaj custom in pasul de Confirmare al programarii (poate fi o informatie legata de instructiuni specifice pentru client inainte de ajunge la clinica, etc)
• Afisarea modulului de confidentialitate, gestiune cookie si termeni si conditii care trebuie acceptat de catre client sau pacient inainte de a continua pe site
• Posibilitatea ascunderii modulului de confidentialitate, gestiune cookie si termeni si conditii (de exemplu daca interfara de programari clienti este integrata in siteul cabinetului sau a firmei si aceasta are deja un astfel de modul)
• Posibilitatea alegerii oricarui Medic/Serviciu/Activ in cazul in care Clientul sau Pacientul nu are o anumita preferinta (de exemplu daca administram un Garaj cu 3 Elevatoare, clientul va alege "Oricare", neexistand nicio diferenta intre cele 3 servicii; atunci cand un client alege Oricare, softul va uni programele de lucru disponibile pentru toate Activele ce apartin Specializarii selectate)
• Posibilitatea customizarii fluxului de programare, daca se doreste. Pentru businessuri specifice, se poate crea un flux de programare specific (care sa nu urmeze calea clasica: Selectie Locatie, Selectie Specializare, Selectie Activ, Selecti Tip Programare, Selectie Data Programare)
• Posibilitatea adaugarii a unei bife pe care clientul sau pacientul trebuie sa o bifeze inainte de a-si crea o programare. Textul asociat bifei este customizabil si el poate include chiar si un link (ex. se poate implementa flux de Acceptare Termeni si Conditii cu trimitere la un PDF sau un link extern pe care clientul trebuie sa il citeasca si sa fie de acord). Bifarea se stocheaza in baza de date si poate fi folosita ca semnatura a clientului ca a luat la cunostinta termenii specifici)
• Posibilitatea suprimarii dreptului de a face o programare pentru un client sau pacient care si-a facut cel putin o programare in ziua curenta (implementare pe baza detectarii IPului clientului, utila atunci cand exista o ingrijorare cu privire la creare de programari false)
• Posibilitatea anularii unei programari pe baza codului programare generat atunci cand se creeaza programarea. Odata identificat, clientul sau pacientul isi poate vedea sau anula toate programarile din viitor
• Posibilitatea crearii unei restrictii de anulare a unei programari de catre un client cu un numar minim de ore inaintea datei efective a programarii (de exemplu imposibilitatea anularii programarii cu mai putin de 24 de ore inainte de data efectiva a programarii, atunci cand clientul incearca sa-si anuleze programarea din Interfata de Clienti)
• Posibilitatea crearii unei restrictii de creare a unei programari cu un numar de ore in avans. (ex: clientul nu poate alege intervale din ziua curenta, desi ele sunt disponibile si definite - pentru a evita cazuri in care orarul ramane neocupat dar datorita tipului de business nu se mai pot onora programari cu X ore inainte de data curenta)
• Posibilitatea de adaugare a unei validari customizate atunci cand se creeaza o programare. Regulile vor fi implementate separat

Functionalitati Interfata Administrare

Pentru Operator

• Crearea si administrarea oricator conturi de utilizatori care sa aiba acces complet sau acces partial catre functionalitati (Rol de Receptie, Asistent, Asistent fara drepturi de gestiune orar de lucru, etc)
• Posibilitatea suprimarii drepturilor de vizualizare a unui anumit Activ la programul altor Active (exemplu: pentru o clinica cu cabinete individuale separate se doreste ca fiecare Medic sa isi poata vedea doar calendarul propriu)
• Posibilitatea instalarii aplicatiei de Administrare pe Telefonul mobil si optarea pentru notificari prin Push Notifications
• Posibilitatea notificarii prin mesaje WhatsApp atunci cand se creeaza, muta sau anuleaza o programare

Pentru Setari Generale

• Activarea/dezactivarea interfetei pentru clienti/pacienti (cand interfata de clienti este dezactivata, doar zonele de Servicii si de Contact vor fi vizibile)
• Gestiunea tipului de notificari pentru clienti/pacienti (Fara trimitere SMS, trimitere prin SMSLink cu cont gestionat de utilizator, trimitere gestionata intern si facturata lunar la pretul de 0.05 euro per SMS)

Pentru Calendare

• Posibilitatea definirii mai multor Locatii, Specializari si Active (Calendare/Colaboratori/etc).
• Posibilitatea crearii unui calendar pentru Asistenti. Un asistent este alocat (pe baza unui orar propriu de lucru) atunci cand se creeaza o programare. Exista si posibilitatea asocierii automate a unui asistent fiecarui Medic/Colaborator definit. Daca acesta nu este disponibil se poate alege un alt Asistent care are orar de lucru activ in perioada selectata). Asistentul poate avea si el acces in sistem si isi poate vedea orarul de lucru si programarile la care trebuie sa asiste. Nu poate insa opera nicio modificare.
• Posibilitatea ascunderii unui anumit Calendar/Activ pentru a fi selectabil in interfata de Client dar vizibil si gestionabil in interfata de Administrare (de exemplu daca se creeaza un Calendar pentru Ecograf - acesta va fi administrabil intern)
• Posibilitatea definirii de intervale orare diferite in functie de Specializare (ex. Pt Kineto programarile dureaza 20 de minute, pt Fizio programarile dureaza 15 minute)
• Posibilitatea definirii a tipului de gestiune per Specializare: un singur client se poate programa in acelasi timp sau x clienti se pot programa in acelasi timp (de exemplu pt Sesiuni de Grup sau Sali de Fitness/Dans se pot programa pana la X clienti in acelasi timp)
• Pentru specializarile care permit programarea mai multor clienti/pacienti in acelasi timp, se poate permite programarea aceleiasi persoane la o anumita ora (de exemplu atunci cand vin si mama si copilul sau mama si bunica si nu se doreste crearea unui alt pacient separat)
• Posibilitate definirii de Tipuri de Programari, fiecare Tip de Programare fiind atribuita fie unei Specializari fie direct unui Activ (Medic/Colaborator/Sala, etc). Se poate seta daca Tipul de Programare este selectabil si de catre client sau pacient atunci cand acest serviciu este activ sau se poate seta ca un anumit tip de programare sa fie vizibil/setabil doar de catre operator. De asemenea se poate seta ca un tip de programare sa aiba un Multiplicator de Interval; exemplu: Daca specializarea are definit ca interval de baza 20 de minute si Tipul de programare asociat ei are un multiplicator de interval cu valoarea 2 atunci acest Tip de programare va dura 40 de minute si softul va cauta 2 intervale consecutive de cate 20 de minute pentru a putea seta o programare cu acest tip.
• Posibilitate asocierii unei iconite si a unei culori pentu un anumit Tip de Programare pentru o vizibilitate sporita in ecranul de administrare Programari
• Posibilitatea asocierii unui cost pentru fiecare tip de programare. Costul poate fi folosit in rapoarte pentru a gestiona veniturile sau poate fi afisat in interfata de Clienti pentru ca clientul sa poata vedea efectiv costul serviciului ales
• Posibilitatea rearanjarii Tipurilor de programari pe o anumita Specializare pentru a facilita accesul rapid la tipurile de programari des selectate sau cele implicite
• Posibilitatea permiterii de programari doar la anumite ore (de exemplu daca o sala de sport are program de la 10 la 12 in intervale de 30 de minute sa poate impune clientilor sa faca programari doar la ore fixe – la ora 10 sau la 11, in acest caz)
• Posibilitatea setarii orei minime/maxime care sa apara pe calendare
• Posibilitatea adaugarii instante a unui interval de lucru direct in ziua sau saptamana selectata. Posibilitatea de stergere a unui interval de lucru direct din interfata de Programari (ex: atunci cand desi mai este loc pentru o sedinta, se doreste suprimarea imediata a intervalului pentru ca clientii sau pacientii sa nu-si mai poata face programare)

Pentru Programari

• Fluxuri de creare, anulare si mutare programare. Posibilitatea de contact a clientului sau pacientului cu un singur click din Fereastra de Detalii Programare (Apelare sau Trimitere email)
• Posibilitatea adaugarii de Observatii la nivel de programare. Numele campului poate fi customizat si poate fi completabil si de catre client atunci cand acesta isi face programare, in cazul in care se doreste acest lucru. (ex: numarul de inmatriculare al autovehicolului in cazul unei statii de ITP). Mai mult, se poate configura ca acest camp sa fie definti sub forma de Dropdown cu optiuni predefinite, selectabile atat de catre client cat si de catre Operator in interfata de Programare atunci cand se creeaza o programare (ex: tipul autovehiculului in cazul unei Spalatorii Auto - Taxi/Jeep/Duba). Se poate impune si completarea lui obligatorie atunci cand se adauga o programare
• Printarea programarilor din ziua sau saptamana selectata cu generare cod QR pentru clienti/pacienti (ca acestia sa scaneze si sa intre direct pe linkul destinat programarilor pentru ei)
• Posibilitate printarii Observatiilor Programarilor in Foaia zilnica sau saptamanala
• Posibilitatea customizarii chenarelor si a marimii chenarelor din Foaia de Programari
• Posibilitatea definirii si gestiunii sabloanelor pentru SMSurile trimise catre clienti/pacienti atunci cand o programare este confirmata, anulata sau mutata precum si atunci cand se trimite SMS de reamintire cu o zi inainte sau orice alta perioada definita de operator
• Posibilitatea definirii si gestiunii a titlurilor emailurilor trimise catre clienti atunci cand o programare este confirmata, anulata sau mutata. De asemenea, se pot crea sabloane personalizate pentru continutul emailor trimise.
• Posibilitatea activarii dezactivarii a notificarilor prin email si/sau SMS catre clientii si utlizatorii sistemului (medici/colaboratori/etc). Se poate dezactiva doar trimiterea de SMS pentru reamintire programare dar sa se permita trimiterea notificarilor pentru crearea anulare si mutare programare
• Posibilitatea marcarii a faptului ca un client sau un pacient a fost sau nu prezent la programare (De exemplu daca Receptia creeaza programarea, Medicul poate bifa prezenta pacientului la programare)
• Posibilitatea verificarii a gradului de incredere al clientului/pacientului prin numararea programarilor anulate vs onorate

Pentru Clienti/Pacienti

• Trimiterea de email si sau/sms atunci cand o programare se creeaza, anuleaza sau se muta. De asemenea trimiterea de mesaje de reamintire cu o zi inainte. Se pot defini de asemena si mesaje de reamintire care sa se trimita cu X zile inainte de data programarii (pentru businessuri care creeaza programari intr-un viitor mai indepartat, se pot trimite reamintiri cu o luna/o saptamana/o zi inainte de data efectiva a programarii)
• Posibilitatea definirii unui sablon a Fisei Clientului. Sablonul se poate defini per Specializare si fiecare sablon poate contine diferite tipuri de campuri gestionabile si completabile ulterior de catre Operator: camp text simlu, camp text compus, dropdown, radio button sau checkbox. De asemenea se poate defini si campul Fisier pe baza caruia se pot atasa documente sau poze facute direct cu telefonul mobil (de exemplu scanarea acordului de confidentialitate sau a acordului de reguli interne semnat de pacient. Sau atasarea directa a Fisei Pacientului, a rezultatului de radiologie, etc.)
• Posibilitatea asocierii Fisei Clientului cu un client si administrarea de intrari. Pentru fiecare intrare din fisa se va aplica sablonul corespunator facilitand cu usurinta introducerea de date. Pentru fiecare intrare va aparea data si numele operatorului care a adaugat intrarea in Fisa.

Pentru Rapoarte

• Generarea de Rapoarte pentru programari fie pentru un anumit Calendar/Activ, fie pentru toate Calendarele disponibile pentru o anumita Specializare. Raportul este in format excel
• Raportul de Programari poate fi generat simplu, doar cu datele configurate pentru a fi usor de folosit ca fisier de input pentru softuri aditionale
• Posibiltiatea customizarii tipurilor de coloane care se vor generate in Raportul de Programari. Ele pot contine orice informatie stocata la nivel de programare sau la nivel de client/pacient
• Posibilitatea customizarii raportului de programari prin includerea altor informatii custom in antet. Ex: numarul total de pacienti, numar total pentru un anumit tip de programare, cea mai aglomerata zi, etc)
• Posibilitatea generarii de rapoarte a clientilor/pacientilor. Posibilitatea includerii de pacienti pe baza anumitor criterii: doar clientii care au avut programari intr-o anumita perioada, doar clienti care au avut programari doar sub o anumita specializare, doar clienti pentru care exista numar de telefon completat sau doar clienti pentru care exista adresa de email specificata)
• Posibilitatea generarii unui raport de ore libere: se pot genera rapoarte care sa numere intervalele goale pentru un anumit Activ (Instructor/Medic, etc) (ex: pentru a putea identifica cate ore active a avut Instructorul de Fitness in luna X din totalul de ore disponibile in orarul sau)
• Posibilitatea crearii de rapoarte legata de istoricul modificarilor efectuate pe programarile dintr-o anumita perioada (util atunci cand exista mai multi operatori care gestioneaza acelasi calendar)